中國佛學院普陀山學院內部文件發文規定

2021-08-20

中國佛學院普陀山學院內部文件發文規定

中普院字 [2012] 19 號

為使中國佛學院普陀山學院(以下簡稱學院)的發文工作規范化、制度化、科 學化,并使學院與各主承辦方、各管理機關,以及內部各部門之間能夠及時有效的 溝通,明確責任部門,加大協作力度,提升學院各項工作指令的執行力,特制定本 規定。

一、發文種類

學院內部文件發文種類及其適用范圍,參照《國家行政機關公文處理辦法》(國 發 [2000]23 號)執行。學院及其處室的發文常用種類有決定、通知、通報、報告、 請示、批復、函、會議紀要等。

(一)決定? ?適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

(二)通知 適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公 文;發布規章;傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項, 任免和聘用干部。

(三)通報? ?適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(四)報告 適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答 復上級機關的詢問。

(五)請示? ?適用于向上級機關請求批示批準。

(六)批復? ?適用于答復下級機關請示事項。

(七)函 適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問、答復問題;向有關 主管部門請求批準等。

(八)會議紀要? ?適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

二、發文程序

(一)擬稿?

1.學院發文,統一由辦公室負責草擬公文。

2.各處室相關發文,首先由各處室負責起草,再由辦公室審核。

3.學院發文,一般由院領導直接審核。副院長一審后,再由院長二次審核。

4.草擬公文應當做到情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚, 直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。擬制緊急公文,應當體現緊急的 原因,并根據實際需要確定緊急程度。

(二)簽發?

學院及各處室一般性發文,經擬稿、審核后,由常務副院長簽發。涉及重要事項的,由院長簽發。發文內容需要會簽的,由簽發領導安排會簽。

(三)發文?

學院及其處室發文,經簽發后,由文書按制成文件,公文正式印制前,辦公室應當進行復核,檢查審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、 規范等。

學院發文由辦公室統一下發,并及時在學院網站予以公示。

(四)歸檔?

公文辦理完畢后,應當及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔公文解密前由辦公室負責管理,待公文解密后,統一交檔案室登記歸檔。 歸檔公文資料應包括審核稿、擬稿紙、正式文件。

聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理歸檔的,學院應保存復制件或其他形式 的公文副本。

三、發文規范

(一)發文代字規范

(二)格式要求

1.用紙:采用國際標準A 4 型(210 mm ×297 mm),左側裝訂。張貼的公 文用紙大小,根據實際需要確定。

2.發文字號:3 號仿宋,居中排布,序號不編虛位,不加“第”字。

3.簽發人:簽發人用 3 號仿宋體,簽發人后標全角冒號,簽發人姓名用 3 號楷體。 用于上報公文。

4.標題:2 號小標宋,可分一行或多行居中排布。

5.主送機關:左側頂格用 3 號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送 機關名稱后標全角冒號。主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主 送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。

6.正文:3 號仿宋,一般每面排 22 行,每行排 28 個字。數字、年份不能回行。

7.附件:3 號仿宋,多附件序號使用阿拉伯數碼。

8.成文時間:使用漢字將年、月、日標全,“零”寫為“○”。

9.用?。悍椒ㄊ球T年壓月,上大小下。用印應清晰、端正,位置準確。

10.附注:3 號仿宋。

11.版記:主題詞用 3 號黑體,詞目用 3 號小標宋。

12.抄送機關:3 號仿宋,各抄送機關名稱用逗號隔開,最后一個抄送機關名 稱后標句號。

13.印發機關和印發時間:3 號仿宋,印發時間以公文復印的日期為準,用阿 拉伯數碼標識。

14.反線:版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。

15.頁碼:4 號半角阿拉伯數碼標識,左右各放一條 4 號一字線。

16.特殊情況說明:當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應采取 調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此 頁無正文”的方法解決。

四、附則

(一)學院各處室發文應嚴格遵守本規定。

(二)本規定未列事項,參照《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機 關公文格式》相關條款執行。

(三)本規定自發文之日起生效。


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